Cuando Destruir Documentos?

 

¿Estás harto de tener habitaciones enteras llenas de documentos apilados y sin saber qué hacer con ellos, o cuándo desprenderse de los mismos? ¿Crees que como Hacienda tiene un plazo general de 4 años para la revisión de los impuestos, con eso es suficiente? A continuación te explicaremos cómo no es tan sencillo el cómputo del tiempo en la conservación de los archivos.

 

Como norma general, el plazo de conservación ha de ser de seis años. Este debería ser el plazo en lo referente a libros, correspondencia, documentación y justificantes, y contados a partir del último asiento realizado en los libros.

 

Pero cabe matizar que caben algunas excepciones y es que la normativa fiscal nos obliga a conservar algunos documentos por plazos que pueden ser incluso mayores a los seis años citados.

 

Las excepciones son las siguientes:

 

1º. Interrupción. Hay que estar atento a las interrupciones, pues el plazo de 4 años que tiene Hacienda para revisar los impuestos puede interrumpirse ya sea por un acto de la propia empresa o por actos de la propia Administración. Si el plazo se ha interrumpido, el cómputo de los cuatros años comenzará de nuevo originando así que se deban guardar los documentos por más tiempo.

 

2º. Bases negativas. Si resulta que tu sociedad obtuvo pérdidas en algún ejercicio y se compensaron en ejercicios posteriores (permitiéndose un plazo de hasta quince años para compensar), se debe conservar la documentación de dichas pérdidas y compensaciones hasta que ya no te puedan revisar el último ejercicio en que las hayas compensado. Esta regla es también aplicable a las deducciones que se apliquen en ejercicios posteriores al que se generan.

 

3º. Amortizaciones. Se deben guardar todas las facturas y documentos justificativos de la adquisición de un bien de inversión durante todo el período en que se vayan amortizando y hasta que ya no puedan ser inspeccionados ninguno de los ejercicios en los que se hayan aplicado. Aunque hay que señalar que es recomendable separar las facturas de bienes de inversión de las de adquisición de bienes y servicios corrientes pudiendo así eliminarse estas últimas cuando proceda.

 

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